JavaNA Windows Hilfe

Inhaltsverzeichnis

  1. Voraussetzungen
  2. Installation
  3. Datenbank
  4. Konfiguration
    1. Datenbank
    2. SMTP / E-Mail
    3. Anreden
    4. Testsendungen
    5. Sonstiges (Aussehen)
  5. Empfänger verwalten
  6. Empfänger Regeln
  7. Newsletter verfassen
    1. Betreff
    2. Reiner Text Newsletter
    3. HTML-Newsletter
    4. Anhänge
  8. Newsletter versenden
    1. Test-Sendung
    2. Sofortige Sendung
    3. Geplante Sendung
    4. Nach dem Senden
  9. Deinstallation

 

1. Voraussetzungen

Sie benötigen ein Windows Betriebssystem mit mindestens Java Runtime Environment (JRE) in der Version 1.6 und mindestens 1 GB RAM (Arbeitsspeicher). Ihre Bildschirmauflösung sollte mindestens 800 x 600 Pixel betragen und zudem benötigen Sie noch Zugriff auf ein e-Mail-Konto mit SMTP-Server.

(getestet mit Windows 7)

 

2. Installation

Entpacken Sie einfach die heruntergeladene JavaNA.zip in ein beliebiges Verzeichnis auf Ihren PC.

Um die JavaNA zu starten, machen Sie einfach einen Doppelklick auf die enthaltenen start.bat Datei, daraufhin startet die JavaNA.

3. Datenbank

 

Sollten Sie nicht die interne Datenbank der JavaNA verwenden, so sollten Sie Ihre Datenbank zwingend um folgende Felder mit den hier angegebenen Eigenschaften erweitern, sofern diese nicht enthalten sind:

Verwendung Bsp.-Name Eigenschaften
ID ID Fortlaufende Zahl, NICHT NULL, Primärschlüssel
Anrede Salutation Text (VARCHAR)
eMail Email Text (VARCHAR)
Newsletter empfangen Newsletter Boolean (TINYINT), NICHT NULL
Newsletter Status Newsletter_State Text (VARCHAR)
Newsletter Datum Newsletter_Date Text (VARCHAR)

Wie Sie Ihre Datenbank bzw. Tabellen um weitere Felder / Spalten erweitern können, können Sie in der Dokumentation Ihres Datenbank Herstellers nachlesen.

 

 

4. Konfiguration

Um die JavaNA verwenden zu können, müssen Sie diese zunächst konfigurieren, gehen Sie dazu auf die Schaltfläche "Konfiguration" am linken Rand der Anwendung. Sollten Sie die JavaNA zum ersten mal Starten, sollten Sie zuerst die Datenbank Konfiguration (im nächsten Kapitel beschrieben) vornehmen.

 

4.1. Datenbank

 

Sollten Sie wenig Erfahrungen mit Datenbank haben oder aber Ihre Empfänger in einer Excel-Tabelle gelistet, bietet es sich an die interne Datenbank zu verwenden, hier müssen Sie nur den Datenbank-Typ auswählen und sind fertig. Sofern Sie bereits Empfänger in einer Excel-Tabelle haben, können Sie diese über die Schaltfläche Datenbank importieren. Klicken Sie einfach auf das Tabellen-Dokumenten-Symbol mit dem grünen Pfeil nach unten und folgen Sie den Anweisungen des Import-Assistenten.

Sollten Sie eine ODBC-Datenbank-Quelle verwenden wollen, müssen Sie nur noch den Datenbanknamen, was in dem Fall der Name der ODBC-Datenbank-Quelle entspricht, eingeben und gegebenenfalls Benutzername und Passwort der Datenbank, sofern Ihre Datenbank geschützt ist.

 

Für eine MS Access Datenbank ist es ähnlich nur dass Sie dort keinen Datenbanknamen benötigen sondern die MS Access Datenbank Datei auswählen müssen.

Sollten Sie eine MySQL oder PostgreSQL Datenbank verwenden, müssen Sie die Adresse (IP-Adresse oder Hostname) des Server eingeben und den Port auf dem der Server lauscht, der Standard Port wird beim Auswählen des Datenbank Typs bereits eingetragen, danach müssen Sie noch den Benutzername und das Passwort eines Datenbank Benutzers eintragen, dieser Benutzer muss Schreib-Rechte auf der Datenbank haben, andern Falls führrt dies zu Problemen beim Benutzen der Anwendung.

Nun müssen Sie noch den Tabellennamen der Haupttabelle angeben, das ist die Tabelle in der die Namen und E-Mail-Adressen Ihrer Empfänger stehen.

Wenn Sie möchten können Sie noch einen Haken bei "Datenbank Inhalte trimmen" setzen, damit werden alle Leerzeichen vor und hinter den Inhalten entfernt, dies ist hilfreich, wenn Sie zum Beispiel nicht sicher sind, ob vor oder hinter einer E-Mail-Adresse eines Empfänger versehentlich ein Leerzeichen geschrieben wurde. Sollten Sie in Ihrer Datenbank irgendwo absichtlich Leerzeichen vor oder hinter einem Wert eingefügt haben, sollten Sie diese Option deaktiviert lassen.

Nachdem Sie diese Einstellungen vorgenommen haben sollten Sie unbedingt auf speichern klicken, damit die Datenbank-Verbindung vom Programm genutzt werden kann und Sie die restlichen Datenbank Einstellungen vornehmen können.

Nun können Sie, sofern nötg, Fremdschlüssel Zuweisungen vornehmen, das bedeutet, dass Sie Beziehungen zu anderen Tabellen auflösen können. Sollten Sie zum Beispiel eine Tabelle haben, in der alle Orte Ihrer Empfänger hinterlegt sind und Sie diese in einer anderen Tabelle pflegen und nur mit der eigentlichen Empfänger Tabelle verknüpft haben, können Sie dort diese wieder zusammenführen, damit die JavaNA diese Daten auch lesen kann.
Um die Beziehungen aufzuschlüsseln, klicken Sie in das Feld rechts neben "Fremdschlüssel Zuweisung" und klicken Sie dann auf den Knopf "..." der daraufhin am rechten Rand des Feldes auftaucht. In dem Dialog "Tabellen Beziehungen" können Sie nun auf das "+" unten rechts klicken um eine neue Beziehung hinzuzufügen, wählen Sie in der Linken Spalte das Datenbank-Feld der Haupt-Tabelle aus und in der rechten Spalte, können Sie dann die Tabelle und das Feld deren auswählen auf die sich das Feld der Haupt-Tabelle bezieht. Wenn Sie alle Beziehungen angelegt haben klicken Sie auf "OK" und danach wieder auf speichern.

Jetzt müssen Sie nur noch die Zuweisung der "besonderen Datenbank Feldern" einstellen. Wählen Sie dazu jeweils in der rechten Spalte das Feld aus, in der die Information enthalten ist, die links beschrieben ist und speichern Sie erneut die Konfiguration ab.

Nun sollten Sie die Datenbank Verbindung hergestellt haben, überprüfen Sie das am besten gleich, in dem Sie am linken Rand auf den Knopf "Datenbank" klicken, sollten Sie hier Ihre Datenbank Einträge nicht sehen können sollten, klicken Sie auf die Schaltfläche mit den zwei gegenläufigen grünen Pfeilen, um die Datenbank Ansicht zu aktualisieren, sollten Sie danach immernoch keine Datenbank Einträge sehen können, sollten Sie Ihre Einstellungen nochmals überprüfen bzw. einen Blick auf die Log-Meldungen werfen.

 

4.2. SMTP / E-Mail

Unter der Kategorie "Sendedaten" können Sie alle Einstellungen zu Ihrem Mail-Server und dem Versenden des Newsletters vornehmen.

Geben Sie zunächst die Server Adresse Ihres Postausgangs-Servers (SMTP-Server) ein, setzen Sie dann gegebenenfalls ein Häckchen bei "SSL", wenn Ihr Mail-Server SSL unterstützt und prüfen Sie danach, ob der eingetragene SMTP Port stimmt.

Sollte Ihr SMTP-Server eine Authentifizierung verlangen, setzen Sie ein Häckchen bei "SMTP-Server verlangt Authentifizierung" und geben Sie dann Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort ein.

Nun können Sie die E-Mail-Adresse, die als Absender des Newsletters angezeigt werden soll eintragen und danach den dazu gehörigen Namen, der Name kann auch leer sein, wenn Sie möchten, dass nur eine E-Mail-Adresse als Absender bei Ihren Empfängern angezeigt werden soll.

Als nächstes können Sie den Sekundenschlaf einstellen, dieser ist dafür gedacht, um Ihrem E-Mail-Server etwas Last abzunehmen, damit können Sie das versenden der Newsletter etwas abbremsen, da das Senden des Newsletters an den E-Mail-Server in der Regel sehr schnell geht, aber das tatsächliche Versenden durch den E-Mail-Server unter Umständen länger dauern kann, können Sie das Newsletter Programm zwischen durch "schlafen" legen, wie oft und wie lange Sie das Newsletter Programm schlafen lassen möchten ist Ihnen überlassen und hängt von Ihrem E-Mail-Server ab.

Das Charset müssen Sie normalerweiße nicht verändern, dies sollte nur notwendig sein, wenn Sie beim Anzeigen eines Newsletters in Ihrem E-Mail-Client Probleme haben, sollte dies der Fall sein, sollten Sie das Charset "UTF-8" bzw. "ISO-8859-1" ausprobieren, je nachdem, was Sie zuvor eingestellt hatten.

Wenn Sie möchten dass Ihren HTML-Newslettern auch ein normaler Text angehängt wird, setzen Sie bei der nächsten Option einen Haken, dadurch wird Ihr HTML-Newsletter automatisch in normalen Text umgewandelt und mit angehängt, dies ist sehr zu empfehlen, da viele Ihre E-Mail-Clients so eingestellt haben, dass Sie keine HTML-Nachrichten lesen und diese sehen dann diesen Text.

 

4.3. Anreden

Die Anreden die Sie hier eintragen können, können Sie später wieder in Ihrem Newsletter verwenden, es gibt keinen anderen nutzen dieser Anreden, wenn Sie einen Anrede Text aus Ihrer Datenbank nutzen ist der Inhalt dieser Anreden nicht relevant, es sei denn Sie möchten auch Newsletter an Empfänger senden, deren Geschlecht nicht durch die JavaNA bestimmt werden konnten, dann sollten Sie auf jeden Fall diese Anrede richtig ausfüllen und vergessen Sie nicht die Sprache zu definieren, die für die geschlechtslosen Empfänger benutzt werden soll.

 

4.4. Testsendungen

Hier können Sie eine Empfänger Adresse für Test-Sendungen eintragen, an diese Adresse werden dann alle Test-Sendungen versendet, außerdem können Sie die Anzahl der Test-Sendungen festlegen, in höhe dieser Anzahl werden dann Empfänger aus Ihrer Datenbank ausgelesen und zum Test an die hinterlegte E-Mail-Adresse für Test-Sendungen versendet.

 

4.5. Sonstiges (Aussehen)

In den restlichen Optionen können Sie das Aussehen und das Verhalten der JavaNA beeinflussen und es so einrichten wie es Ihnen beliebt.

 

5. Empfänger verwalten

Im "Reiter" "Datenbank" können Sie alle Ihre Empfänger einsehen und mit Hilfe der Suche und des Filters schnell einzelne Empfänger finden und auch bearbeiten. Manche Felder sind nicht bearbeitbar, z. B. Felder die über eine Fremdschlüssel Zuweisung verknüpft sind, sowie das ID Feld Ihrer Empfänger da eine ID nie geändert werden sollte, da diese von der Datenbank automatisch zugewiesen wird. Aber Felder wie z. B. die E-Mail-Adresse, der Name oder sonstige direkte Informationen Ihrer Empfänger können direkt in der JavaNA bearbeitet werden. Außerdem können Sie einzelne Empfänger für den Versand des Newsletters aktivieren und deaktivieren.

Unter dem Menupunkt "Extras" finden Sie den Eintrag "Empfänger Statistik", dort sehen Sie eine Übersicht über Ihre Empfänger, z. B. die Aufteilung männlich/weiblich sowie Deutsch/Englisch und die Verteilung an E-Mail-Providern.

 

6. Empfänger Regeln

Unter dem Menupunkt "Extras" finden Sie den Eintrag "Regel Manager", dort können Sie Datenbank spezifische Regeln definieren, um zum Beispiel Empfänger mit einem bestimmten Muster von dem Versand auszuschließen oder zum Beispiel eine Regel anlegen um HTML- und Text-Newsletter zu unterscheiden.

Eine sehr hilfreiche Regel um mit Feldern umzugehen, die manchmal leer sind und manchmal nicht, wie zum Beispiel ein Titel-Feld ist:

WENN das Datenbank-Feld: "TITEL" ...nicht... ...gleich ist wie folgende Zeichenfolge "" -> DANN: Inhalt ändern "TITEL "

Dann können Sie in Ihrem Newsletter das Titel-Feld ohne Leerzeichen zum nächsten Wort zum Beispiel so einfügen:

ANREDE TITELVORNAME...

 

7. Newsletter verfassen

FOLGT IN KÜRZE

 

7.1. Betreff

FOLGT IN KÜRZE

 

7.2. Reiner Text Newsletter

FOLGT IN KÜRZE

 

7.3. HTML-Newsletter

FOLGT IN KÜRZE

 

7.4. Anhänge

FOLGT IN KÜRZE

 

8. Newsletter versenden

FOLGT IN KÜRZE

 

8.1. Test-Sendung

FOLGT IN KÜRZE

 

8.2. Sofortige Sendung

FOLGT IN KÜRZE

 

8.3. Geplante Sendung

FOLGT IN KÜRZE

 

8.4. Nach dem Senden

FOLGT IN KÜRZE

 

9. Deinstallation

Löschen Sie einfach den Ordner javana-[VERSION] aus dem Verzeichnis, wo Sie diese entpackt haben, damit ist die Deinstallation abgeschlossen.

Sollten Sie Ihre Einstellungen und Ihre Newsletter ebenfalls löschen wollen, gehen Sie in Ihr Benutzerverzeichnis (C:\Dokumente und Einstellungen\IHR_BENUTZERNAME\ bzw. C:\Benutzer\IHR_BENUTZERNAME\), dort suchen Sie nach dem Ordner .javana und löschen diesen ebenfalls.